Cartórios no Brasil: Guia Completo sobre Tipos, Funções e Como Funcionam

Os cartórios fazem parte da vida de todo brasileiro, desde o nascimento até o falecimento. Estima-se que cada pessoa utilize serviços cartorários pelo menos dez vezes ao longo da vida. Mas você sabe quantos tipos de cartórios existem no Brasil? Qual a diferença entre eles? Como eles trabalham juntos? Neste guia completo, você vai entender de forma simples e clara como funciona a estrutura cartorária brasileira e quando precisa de cada um deles.

O que são Cartórios?

Cartórios, também chamados de serventias extrajudiciais, são estabelecimentos que prestam serviços públicos delegados pelo Estado. Eles têm três funções principais: dar publicidade (tornar público), atestar autenticidade (confirmar que é verdadeiro) e dar segurança jurídica aos atos e documentos importantes da vida das pessoas e empresas.

Os profissionais que trabalham à frente dos cartórios são chamados de tabeliães (nos cartórios de notas e protesto) e registradores (nos cartórios de registro). Esses profissionais têm fé pública, o que significa que os documentos que eles produzem ou autenticam têm validade legal e são aceitos como verdadeiros até que se prove o contrário.

Importante: Os cartórios não fazem parte do Poder Judiciário, mas são fiscalizados por ele. Eles funcionam como uma atividade privada que presta um serviço público essencial.

Os 6 Tipos Principais de Cartórios no Brasil

O Brasil possui seis tipos principais de cartórios, cada um com funções específicas. Vamos conhecer cada um deles de forma simples e prática.

1. Registro Civil de Pessoas Naturais

O que faz: É o cartório que registra os principais momentos da vida de uma pessoa: nascimento, casamento e morte. Ele é responsável por todos os atos que afetam diretamente a vida civil dos cidadãos.

Principais serviços:

O Registro Civil cuida de tudo que envolve a vida das pessoas desde o nascimento. Quando um bebê nasce, os pais vão ao cartório para fazer o registro de nascimento, que é o primeiro documento oficial de qualquer brasileiro. É nesse momento que a criança recebe seu nome completo e passa a existir oficialmente para o Estado.

Quando duas pessoas decidem se casar, é no Registro Civil que fazem a habilitação de casamento e, depois da cerimônia, registram o casamento civil. Se o casal quiser fazer um acordo sobre como vão dividir os bens durante o casamento, também é aqui que registram o pacto antenupcial (acordo pré-nupcial).

Se um pai reconhece um filho que nasceu fora do casamento, o reconhecimento de paternidade também é feito neste cartório. Quando uma pessoa morre, a família precisa registrar o óbito para que o falecimento seja oficialmente reconhecido e os herdeiros possam dar andamento à partilha de bens.

Outros serviços importantes incluem: emancipação (quando um menor de idade se torna legalmente adulto antes dos 18 anos), interdição (quando uma pessoa é considerada incapaz de administrar seus próprios bens), tutela (nomeação de responsável por menor de idade) e opção de nacionalidade (quando alguém escolhe entre duas nacionalidades).

Quando você precisa: Ao nascer, casar, ter filhos, ou quando alguém da família falece.

Curiosidade: Desde 2019, você pode solicitar certidões de nascimento, casamento e óbito pela internet, de qualquer lugar do Brasil, através do Portal de Certidões (www.registrocivil.org.br).

2. Cartório de Notas (Tabelionato)

O que faz: É o cartório que dá fé pública aos documentos. Quando você precisa que um documento seja reconhecido oficialmente como verdadeiro e válido, é para o Cartório de Notas que você vai.

Principais serviços:

O Cartório de Notas é um dos mais procurados pelos brasileiros. Sua função principal é dar validade legal a documentos e atos jurídicos. Vamos entender os serviços mais comuns de forma simples.

Quando você compra ou vende um imóvel, precisa fazer uma escritura pública no Cartório de Notas. A escritura é um documento oficial que descreve todos os detalhes da transação: quem está vendendo, quem está comprando, qual é o imóvel, quanto custa, como será pago. O tabelião lê todo o documento em voz alta para as partes, confirma que todos entenderam e concordam, e então lavra (escreve oficialmente) a escritura. Esse documento tem fé pública, ou seja, vale como prova legal da compra e venda.

Outro serviço muito usado é o reconhecimento de firma. Quando você assina um documento importante (como um contrato), muitas vezes é necessário que um cartório confirme que aquela assinatura é realmente sua. Existem dois tipos: reconhecimento por semelhança (o tabelião compara sua assinatura com a que está arquivada no cartório) e por autenticidade (você assina o documento na frente do tabelião, que confirma que foi você quem assinou naquele momento).

A autenticação de cópias é outro serviço comum. Quando você precisa apresentar uma cópia de um documento importante (como diploma, RG, CPF), muitas instituições exigem que a cópia seja autenticada. O tabelião compara a cópia com o original e coloca um selo confirmando que a cópia é fiel ao original.

As procurações também são feitas no Cartório de Notas. Uma procuração é um documento que dá poder para outra pessoa agir em seu nome. Por exemplo, se você vai viajar e precisa que alguém venda seu carro, você faz uma procuração dando esse poder específico para essa pessoa. Existem procurações para fins específicos (como vender um carro) ou procurações gerais (que dão poderes mais amplos).

O testamento é um documento onde você declara como quer que seus bens sejam divididos após sua morte. Fazer um testamento em cartório garante que sua vontade será respeitada e evita brigas entre herdeiros. O tabelião guarda o testamento em segredo e só revela seu conteúdo após o falecimento.

Quando você precisa: Ao comprar ou vender imóvel, fazer procuração, autenticar documentos, reconhecer firma, fazer testamento.

Dica importante: Nem todo reconhecimento de firma precisa ser feito no cartório. Desde 2020, bancos e outras instituições podem aceitar assinaturas digitais certificadas, o que pode economizar tempo e dinheiro.

3. Registro de Imóveis

O que faz: É o cartório que guarda todo o histórico de cada imóvel do Brasil. Se você quer saber quem é o verdadeiro dono de uma casa, apartamento ou terreno, é no Registro de Imóveis que você encontra essa informação.

Principais serviços:

O Registro de Imóveis funciona como uma "certidão de nascimento" dos imóveis. Cada imóvel tem uma matrícula, que é um documento único que conta toda a história daquele imóvel: quem foi o primeiro dono, para quem foi vendido, se tem dívidas, se está alugado, se tem alguma restrição.

Quando você compra um imóvel, a escritura feita no Cartório de Notas precisa ser registrada no Registro de Imóveis da região onde o imóvel está localizado. Só depois desse registro é que você se torna oficialmente o proprietário. Sem o registro, a escritura não tem valor legal para transferir a propriedade.

Atenção muito importante: Você pode fazer a escritura de compra e venda em qualquer Cartório de Notas do Brasil (até de outro estado), mas o registro dessa escritura só pode ser feito no Registro de Imóveis da cidade onde o imóvel está localizado. Cada Registro de Imóveis tem uma área de atuação específica.

Além do registro de compra e venda, o Registro de Imóveis também faz averbações, que são anotações na matrícula do imóvel. Por exemplo: se você construir uma casa em um terreno, precisa averbar a construção; se casar e mudar de nome, precisa averbar a mudança de nome na matrícula; se fizer um financiamento, o banco registra uma hipoteca (garantia de que se você não pagar, o banco pode tomar o imóvel).

Outro serviço importante é a emissão de certidões. Antes de comprar um imóvel, é essencial pedir uma certidão de matrícula atualizada para saber se o imóvel tem algum problema: se está penhorado (tomado pela Justiça por dívidas), se tem hipoteca, se o vendedor é realmente o dono.

Quando você precisa: Ao comprar, vender, financiar ou construir em um imóvel.

Cuidado: Nunca compre um imóvel sem consultar a matrícula no Registro de Imóveis. Muitos golpes acontecem com pessoas vendendo imóveis que não são delas ou que têm dívidas escondidas.

4. Tabelionato de Protestos

O que faz: É o cartório que torna pública a informação de que alguém não pagou uma dívida. O protesto serve para o credor (quem emprestou dinheiro ou vendeu a prazo) provar oficialmente que o devedor não cumpriu sua obrigação.

Principais serviços:

O Tabelionato de Protestos trabalha principalmente com dívidas não pagas. Quando alguém emite um cheque sem fundos, uma nota promissória ou uma duplicata (documento de venda a prazo) e não paga na data combinada, o credor pode levar esse documento ao cartório de protesto.

O cartório então intima o devedor, ou seja, envia um aviso oficial dizendo que ele tem uma dívida e precisa pagar em um prazo determinado (geralmente 3 dias úteis). Se o devedor não pagar nem apresentar uma justificativa válida, o cartório lavra o protesto, que é o registro oficial da inadimplência.

Esse protesto fica registrado e qualquer pessoa pode consultar. Quando você tem um protesto em seu nome, fica muito difícil conseguir crédito, fazer financiamentos, abrir conta em banco ou até alugar um imóvel, porque as empresas consultam se você tem protestos antes de fazer negócio com você.

Se o devedor pagar a dívida depois que o protesto já foi lavrado, ele pode pedir o cancelamento do protesto. O cartório então anota que a dívida foi paga e o protesto deixa de aparecer nas consultas.

Também é possível fazer sustação do protesto através da Justiça, quando o devedor acredita que a dívida é indevida e consegue uma ordem judicial impedindo o protesto.

Quando você precisa: Quando não recebeu um pagamento e quer tornar pública a inadimplência, ou quando foi protestado e precisa cancelar o protesto após pagar a dívida.

Importante: Ter um protesto em seu nome prejudica muito sua vida financeira. Se você foi protestado, procure negociar e pagar a dívida o quanto antes, e depois peça o cancelamento do protesto.

5. Registro Civil de Pessoas Jurídicas

O que faz: É o cartório que registra a criação e as mudanças de empresas, associações, fundações, sindicatos e outras organizações sem fins lucrativos.

Principais serviços:

Quando você cria uma associação de moradores, uma ONG, uma fundação, um sindicato, uma sociedade científica ou qualquer organização sem fins lucrativos, precisa registrar o estatuto (documento que define as regras de funcionamento) no Registro Civil de Pessoas Jurídicas.

Esse registro dá existência legal à organização. Sem ele, a entidade não pode abrir conta em banco, receber doações, fazer contratos ou participar de licitações públicas.

Quando a organização muda alguma regra do estatuto, troca a diretoria, muda de endereço ou faz qualquer alteração importante, precisa registrar essas alterações no mesmo cartório.

Atenção: Empresas comerciais (como lojas, indústrias, prestadores de serviço) não são registradas neste cartório. Elas são registradas na Junta Comercial do estado. O Registro Civil de Pessoas Jurídicas cuida apenas de organizações sem fins lucrativos.

Quando você precisa: Ao criar uma ONG, associação, fundação, sindicato ou sociedade civil sem fins lucrativos.

6. Registro de Títulos e Documentos

O que faz: É o cartório com a função mais ampla e variada. Ele registra todos os documentos que não são de responsabilidade dos outros cartórios. Por isso, é chamado de cartório de função suplementar ou residual.

Principais serviços:

O Registro de Títulos e Documentos registra contratos que envolvem bens móveis (coisas que podem ser movidas, como carros, máquinas, equipamentos). Por exemplo: se você aluga um carro por um período longo, pode registrar o contrato de locação; se compra uma máquina parcelada, o vendedor pode registrar o contrato para garantir que você não venda a máquina antes de terminar de pagar.

Um dos serviços mais usados é a notificação extrajudicial. Quando você precisa avisar oficialmente alguém sobre alguma coisa (por exemplo, avisar um inquilino que o aluguel vai aumentar, ou cobrar uma dívida), pode fazer uma notificação através deste cartório. O cartório envia a notificação e comprova que a pessoa foi avisada, o que pode ser usado como prova se houver um processo judicial depois.

Também é possível registrar documentos particulares para dar a eles uma data certa. Por exemplo: se você faz um contrato particular de empréstimo, pode registrá-lo neste cartório. Assim, fica provado que aquele contrato existia naquela data, o que pode ser importante em caso de disputa.

Quando você precisa: Para registrar contratos de bens móveis, fazer notificações extrajudiciais, dar data certa a documentos particulares.

Como os Cartórios Trabalham Juntos

Os cartórios não funcionam isoladamente. Eles trabalham de forma complementar, cada um cuidando de uma etapa de processos maiores. Vamos ver alguns exemplos práticos de como eles atuam em conjunto.

Exemplo 1: Compra e Venda de um Imóvel

Imagine que você vai comprar uma casa. Veja como os cartórios participam desse processo:

Passo 1 - Registro de Imóveis: Antes de comprar, você vai ao Registro de Imóveis e pede uma certidão de matrícula atualizada do imóvel. Essa certidão mostra se o vendedor é realmente o dono, se o imóvel tem dívidas, hipotecas ou qualquer problema.

Passo 2 - Cartório de Notas: Se está tudo certo, você e o vendedor vão a um Cartório de Notas (pode ser qualquer um, até de outra cidade) para lavrar a escritura pública de compra e venda. O tabelião lê todo o documento, confirma que ambos concordam, e lavra a escritura.

Passo 3 - Registro de Imóveis: Com a escritura em mãos, você volta ao Registro de Imóveis da cidade onde o imóvel está localizado e registra a escritura. Só depois desse registro é que você se torna oficialmente o proprietário. O registrador faz uma averbação na matrícula do imóvel, transferindo a propriedade do vendedor para você.

Resultado: Agora você é o dono legal do imóvel, e isso está registrado oficialmente no Registro de Imóveis.

Exemplo 2: Abertura de uma Associação

Você quer criar uma associação de moradores do seu bairro. Veja como funciona:

Passo 1 - Cartório de Notas: Você e os outros fundadores fazem uma reunião e elaboram o estatuto da associação (documento com as regras de funcionamento). Podem autenticar as assinaturas de todos os fundadores no Cartório de Notas para dar mais segurança ao documento.

Passo 2 - Registro Civil de Pessoas Jurídicas: Com o estatuto pronto e assinado, vocês vão ao Registro Civil de Pessoas Jurídicas e registram o estatuto. A partir desse momento, a associação existe legalmente e pode abrir conta em banco, fazer contratos e representar os moradores.

Passo 3 - Registro de Títulos e Documentos (opcional): Se a associação fizer contratos importantes (como aluguel de uma sede), pode registrá-los no Registro de Títulos e Documentos para dar mais segurança jurídica.

Exemplo 3: Cobrança de uma Dívida

Você emprestou dinheiro para alguém que assinou uma nota promissória, mas a pessoa não pagou. Veja como os cartórios podem ajudar:

Passo 1 - Registro de Títulos e Documentos: Você pode fazer uma notificação extrajudicial através deste cartório, avisando oficialmente o devedor que ele está em dívida e dando um prazo para pagamento.

Passo 2 - Tabelionato de Protestos: Se mesmo após a notificação o devedor não pagar, você leva a nota promissória ao Tabelionato de Protestos. O cartório intima o devedor e, se ele não pagar, lavra o protesto. Agora a inadimplência é pública e o devedor terá dificuldade para conseguir crédito.

Passo 3 - Cartório de Notas (se necessário): Se você precisar de cópias autenticadas da nota promissória ou do protesto para entrar com uma ação judicial, pode autenticá-las em um Cartório de Notas.

Exemplo 4: Nascimento de um Bebê

Quando nasce um bebê, veja como funciona:

Passo 1 - Registro Civil: Os pais vão ao Registro Civil de Pessoas Naturais e fazem o registro de nascimento. O bebê recebe seu nome completo e passa a existir oficialmente.

Passo 2 - Cartório de Notas (se necessário): Se o pai não estava presente no registro e quer reconhecer a paternidade depois, pode fazer uma escritura pública de reconhecimento de paternidade em um Cartório de Notas.

Passo 3 - Registro Civil: Com a escritura de reconhecimento de paternidade, os pais voltam ao Registro Civil e fazem a averbação (anotação) na certidão de nascimento, incluindo o nome do pai.

Perguntas Frequentes

1. Posso escolher qualquer cartório para fazer meus documentos?

Depende do tipo de serviço. Para Cartório de Notas, você pode escolher qualquer um da cidade. Mas para Registro de Imóveis, você precisa ir no cartório da região onde o imóvel está localizado. Para Registro Civil, geralmente você vai no cartório do bairro onde mora ou onde o evento aconteceu (nascimento, casamento, óbito).

2. Os cartórios são públicos ou privados?

Os cartórios são uma atividade privada que presta um serviço público. O tabelião ou registrador não é funcionário público, mas presta um serviço delegado pelo Estado e é fiscalizado pelo Poder Judiciário.

3. Como os cartórios ganham dinheiro?

Os cartórios cobram taxas chamadas emolumentos pelos serviços prestados. Esses valores são fixados por lei e variam de estado para estado. Cada Tribunal de Justiça estadual publica uma tabela de emolumentos que todos os cartórios daquele estado devem seguir.

4. Posso reclamar se achar que o cartório cobrou errado?

Sim. Cada estado tem uma Corregedoria de Justiça que fiscaliza os cartórios. Você pode fazer uma reclamação na Corregedoria ou na Ouvidoria do Tribunal de Justiça do seu estado. Também pode consultar a tabela de emolumentos no site do Tribunal de Justiça para verificar se o valor cobrado está correto.

5. Existem serviços de cartório online?

Sim! Desde 2020, muitos serviços cartorários podem ser feitos pela internet:

• Certidões de nascimento, casamento e óbito: www.registrocivil.org.br
• Certidões de imóveis: www.registrodeimoveis.org.br
• Certidões de protesto: através dos sites dos cartórios de protesto de cada estado

6. Quanto tempo demora para fazer um serviço no cartório?

Depende do serviço. Reconhecimento de firma e autenticação de cópias são feitos na hora. Registro de imóveis pode levar de 15 a 30 dias. Escrituras públicas geralmente são agendadas e feitas no dia marcado. Protestos têm prazos legais de 3 dias úteis para intimação.

7. Preciso ir pessoalmente ao cartório?

Para a maioria dos serviços, sim. Mas alguns podem ser feitos por procurador (alguém que você autoriza a agir em seu nome através de uma procuração). E cada vez mais serviços estão disponíveis online, sem necessidade de ir presencialmente.

8. O que acontece se eu não registrar um documento que deveria ser registrado?

Depende do documento. Se você não registrar uma escritura de imóvel no Registro de Imóveis, você não se torna oficialmente o proprietário e não pode vender o imóvel. Se você não registrar o nascimento de um filho, a criança não terá documentos e não poderá ser matriculada na escola, fazer exames médicos pelo SUS, etc.

Conclusão

Os cartórios são peças fundamentais para a segurança jurídica no Brasil. Eles garantem que os atos mais importantes da sua vida - desde o nascimento até a compra de um imóvel - sejam registrados oficialmente e tenham validade legal.

Entender como cada tipo de cartório funciona e quando você precisa de cada um ajuda a resolver seus problemas com mais rapidez e evitar erros que podem custar caro. Lembre-se sempre de consultar a tabela de emolumentos do seu estado para saber quanto vai pagar, e não hesite em pedir orientação ao tabelião ou registrador - eles são profissionais do direito e podem esclarecer suas dúvidas.

Com este guia, você está preparado para lidar com os cartórios brasileiros de forma consciente e segura!

Referências

[1] Conselho Nacional de Justiça (CNJ). "CNJ Serviço: Conheça os tipos de cartórios existentes no Brasil". Disponível em: https://www.cnj.jus.br/cnj-servico-conheca-os-tipos-de-cartorios-existentes-no-brasil/

[2] Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios (TJDFT). "Atribuições de cada Cartório". Disponível em: https://www.tjdft.jus.br/informacoes/perguntas-mais-frequentes/extrajudicial/atribuicoes-de-cada-cartorio

[3] Lei nº 8.935/1994 - Lei dos Cartórios. Regulamenta o art. 236 da Constituição Federal, dispondo sobre serviços notariais e de registro.